Van 5 minuten naar 30 seconden: 100.000 dringende terugroepcases verwerken
Snapshot
Klant
Babboe - Toonaangevende Nederlandse fabrikant van bakfietsen
Probleem
Een wettelijke terugroepactie vereiste de verwerking van 100.000 terugbetalingscases waarbij ontbrekende gegevens handmatige verificatie van foto’s en facturen van klanten nodig maakten (5 minuten per case).
Oplossing
Klantenservice medewerkers gebruiken een gestroomlijnde interface die informatie automatisch invult op basis van AI-analyse van foto’s en facturen. Klantenservice medewerkers hoeven alleen maar te bevestigen of indien nodig aan te passen met één klik.
Resultaat
10x snellere verwerking (van 5 min naar 30 sec), 80% lagere kosten, >99% nauwkeurigheid en geen enkele zaak verloren gedurende de gehele terugroepactie
Situatie
In februari 2024 legde een wettelijke verplichting Babboe op om ongeveer 100.000 dringende terugbetalingscases te verwerken. Door ontbrekende administratieve gegevens moest elk dossier handmatig worden gecontroleerd op fietsmodel, aankoopdatum en prijs aan de hand van door klanten aangeleverde foto’s en facturen.
Uitdaging
Handmatige verwerking nam 5 minuten per zaak in beslag, wat neerkwam op meer dan 8.000 uur werk, en bracht een hoog financieel risico bij fouten. Klanten stuurden ondanks duidelijke instructies vaak onvolledige of incorrecte informatie in. Daarnaast varieerden terugbetalingsregels per land, fietsmodel en aankoopdatum, wat ingewikkelde regeltoepassing vereiste. De tijdsdruk was extreem: de verwerking moest binnen twee weken starten én er mochten nul zaken verloren gaan, gezien de wettelijke en reputatiële risico’s.
Oplossing
Klantenservicemedewerkers verwerken cases via een interface waarin AI-voorspellingen al vooraf geselecteerd zijn voor een één-klik-bevestiging of eenvoudige correctie. Achter de schermen herkent AI fietsmodellen op foto’s en haalt aankoopdetails uit facturen. Klantenservicemedewerkers blijven volledig in controle door elke beslissing te reviewen en te bevestigen. Het systeem volgt elke zaak tot afronding en hanteert een automatische fallback-verwerking wanneer gegevens incompleet zijn. Complexe terugbetalingsregels worden automatisch toegepast over combinaties van land, model en datum.
Resultaat
